Am făcut upgrade la Office 2016, iată noutățile

Am instalat cu mare plăcere Office 2016 pentru că o nouă funcție introdusă de acesta îmi ușurează foarte mult munca. Iată mai jos cam ce-i nou în suita lansată pe 22 septembrie.

Office 2016 este un facelift, să-i spunem. Nu modifică nimic crucial, nu schimbă nimic din temelie, iar cei ce lucrau cu Office 2013 vor lucra la fel de bine și cu 2016. Cei de la Microsoft au ascultat însă de vocea clienților și au introdus câteva funcții suplimentare și au rafinat un pic interfața astfel încât totul merge mult mai bine. Nu vă fie teamă de el, upgrade-ul merită. Funcționează pe Windows 7 și mai nou, chiar dacă aspectul său este de Windows 10, sistem de operare pe care, de altfel, se simte cel mai bine.

Eu am de vreo trei ani Office 365 Home Premium, variantă care include 5 licențe pe care le pot instala pe orice calculator, tabletă sau telefon vreau eu, plus 1 TB spațiu online în OneDrive, unde de altfel am și ajuns să-mi țin toate fișierele și fotografiile. Avantajul faptului că plătesc anual s-a văzut la lansarea lui Office 2016, care a fost imediat disponibil pentru upgrade. Puteți cumpăra Office 2016 de la eMAG și PC Garage.

INSTALARE

A trebuit să inițializez eu instalarea, că Office nu-mi spunea nimic de noua variantă. De fapt, în orice program Office mi se spunea că sunt la zi cu update-urile versiunii 15.

Am intrat însă în Administrare Cont, acea pagină web în care văd câte instalări am consumat din cele 5, și acolo eram informat că pot face upgrade. Instalarea noului 2016 este foarte simplă, se trage în calculator un mic utilitar care face upgrade-ul fără să te întrebe nimic, procesul fiind de ordinul minutelor.

Sunt câteva șmecherii de reținut. După upgrade vă pune automat toate programele Office în bara de start, iar dacă nu le vreți acolo dați click dreapta pe fiecare și alegeți Unpin.

La intrebarea privind formatul fișîerelor alegeți prima variantă, Office Open XML. Asta înseamnă că veți utiliza formatele tipice de Office, adică docx, pptx, xlsx și restul.

Eu m-am găsit cu interfața programelor schimbată în română (stau pe engleză) și limba engleză dezinstalată. Asta se corectează mergând în Opțiuni – Limbă, unde găsiți link către site-ul Microsoft pentru a descărca alte pachete lingvistice pentru interfață și dicționare. Mi-am reinstalat pachetul de engleză pentru interfață, dar am păstrat româna ca limbă de scriere.

După instalare, veți vedea că versiunea a urcat la 16 și ceva.

Sunt două funcții noi foarte utile, Tell Me și posibilitatea de a lucra simultan în mai mulți în același document.

BARA DE CĂUTARE TELL ME

Am subliniat în Word noutățile imediate din interfață. Observați în centru bara Tell Me.

Ideea este că, dacă nu știi unde găsești o anumită opțiune sau nu știi cum să faci ceva, scrii acolo într-un limbaj normal. Microsoft sugerează chestii precum “leave a comment”, “change how table looks” sau “freeze the top row”. Imediat ce începi să scrii, ți se arată sugestii de unelte.

Știți cum meniul de Start introdus încă de la Windows 7 (Vista, de fapt) face ușor să găsești orice program scriind doar câteva litere din numele său, de exemplu scrii “Power” și ți se sugerează deja “PowerPoint”, gata de lansare dacă apeși Enter? Așa face și bara Tell Me, iar avantajul și mai mare este că e accesibilă imediat prin combinația ALT+Q.

Pentru mine faptul că-mi arată direct opțiuni imediat ce apăs alt+q și scriu primele litere din denumirea funcției căutate este excelent. Eu sunt genul care știe shortcut-uri precum ctrl+shift+f pentru a schimba fontul sau ctrl+shift+săgeți pentru a selecta text direct din taste, iar acum apăs și alt+q, scriu ce caut și tot din taste execut. Folosești mult mai puțin mouse-ul pentru a naviga prin meniuri.

De exemplu nu știu exact unde sunt setările de paragraf, dar e suficient acum să apăs alt+q, să scriu “parag” și bara Tell Me îmi sugerează deja opțiunea Paragraph Settings. Apăs Enter și sunt deja în meniul din care pot alege indent, spațiere între rânduri șamd. Nu am luat deloc mâna de pe tastatură pentru a folosi mouse-ul.

Mai mult, multe opțiuni se desfășoară chiar acolo în bară, nu doar ești dus la ele. Am selectat două cuvinte folosind ctrl+shift+săgeți, am apăsat alt+q, am scris Color, mi s-a sugerat opțiunea de Font Color, iar din tastele săgeți am navigat pe acolo până la culoarea roșie și am ales-o. N-am mai utilizat mouse-ul.

Dacă scriu “page nu” mi se sugerează deja Add Page Numbers și din meniul respectiv pot alege deja și poziția și stilul numerotării paginilor.

Practic bara Tell Me îți economisește mult timp eliminând navigarea prin meniuri căutând opțiunile mai obscure despre care poate nu știi exact unde sunt, dar și pe cele uzuale. În plus, Tell Me este disponibil în toate programele Office (mai puțin OneNote), fiind la fel de utilă și în Excel sau PowerPoint.

EDITARE SIMULTANĂ CU MAI MULȚI UTILIZATORI

În sfârșit, Office îți permite să lucrezi pe un fișier simultan cu alți oameni aleși de tine, introducând o funcție avansată Share. Până acum, dacă încercai să deschizi un fișier ce era deja editat de altcineva primeai mesajul că se lucrează și se poate deschide doar în mod read-only.

Editarea simultană este foarte utilă în firme. Eu m-am săturat de situațiile când un draft de contract trece pe rând pe la oameni din departamentele Financiar, Calitate, PM, Procurare și alții, fiecare dându-și cu părerea, modificând ceva, salvând și trimițându-l mai departe următorului pe email. Urăsc atunci când se fac mai multe variante pentru că cineva a pierdut socoteala modificărilor.

Acum toată lumea poate modifica în timp real documentul. Singura condiție este să fie salvat în OneDrive, ca să poată fi accesat, și proprietarul să-i dea Share și celorlalți.

Eu foloseam asta în Google Drive atunci când aveam nevoie de editare colaborativă. Scriam ceva în Word și mutam totul în Drive doar pentru a putea edita și schimba păreri cu alte persoane, ca să vorbim direct pe text, cum s-ar zice.

Acum nu doar că pot face asta direct în Word, Excel sau PowerPoint, dar programele integrează și un chat micuț, unde să schimbi idei sau bârfe, ba chiar și Skype, că poți să suni și să vorbești direct de acolo cu ceilalți, dialogul verbal fiind mult mai rapid.

Și am zis doar de Word. Închipuiți-vă ce avantajos este și în PowerPoint la acele prezentări unde fiecare om dintr-un departament are de făcut un slide, că se face vreo centralizare. Toți deschid același fișier și lucrează în paralel la slide-urile lor, dispărând necesitatea ca la final cineva să grupeze 10 prezentări diferite de la 10 oameni într-una singură, eventual cu probleme de formatare după copy-paste-ul de rigoare. Mai mult, proprietarul fișierului, inițiatorul cum ar veni, poate să aprobe sau nu modificările slide-urilor.

În Excel este același lucru. Poate că ai o mulțime de date și ceri ajutorul unui alt coleg. Îi spui să ia el primul sheet și să-l formateze și să facă grafice și ce mai trebuie, iar tu te ocupi de al doilea sheet. Lucrând în paralel termini de două ori mai repede.

N-am avut cu cine să experimentez Share-ul în cele trei zile de la lansare, așa că am folosit screenshot-uri de pe site-ul Microsoft.

ALTE ÎMBUNĂTĂȚIRI

Modificare bară titlu

A devenit mai simplu să modifici bara de titlu a unei ferestre și să adaugi acolo butoane precum New sau Open.

Smart Lookup

Programele integrează o funcție Smart Lookup, care deschide un tab în care se aduc rezultate din Bing sau Wikipedia. Dacă citești ceva și nu știi un termen, dai Smart Lookup și afli chiar acolo despre ce-i vorba, nefiind nevoie să ieși din Office și să mergi în browser pentru asta.

Wikipedia

Am văzut un buton dedicat pentru Wikipedia care, la fel, deschide un tab cu o interfață de căutare în Wikipedia.

Noi grafice în Excel

Treemap, Waterfall, Pareto și altele îi vor ajuta pe cei ce lucrează cu astfel de grafice. Mi-ar fi plăcut să introducă și alt fel de grafice ceva mai axate pe obiecte sau scheme, precum în infografice, adică o metodă de a reprezenta mai ușor prin simboluri diverse cantități. Poate în altă versiunea sau în Visio.

Atașare simplă a fișierelor în Outlook

S-a prins și Microsoft că oamenii, atunci când vor să atașeze un fișier la un email din Outlook, de multe ori vor să-l atașeze pe cel la care tocmai au lucrat. Acum în Outlook există un meniu rapid ce-ți arată ultimele fișiere Office deschise, indiferent de program, indiferent dacă mai sunt deschise sau nu, și le atașezi cu un click, nu le mai cauți prin hard-disk.

Estimarea valorilor viitoare

În Excel am văzut o opțiune Forecast Sheet destul de interesantă, care pe baza unor valori anterioare îți estimează ce se va întâmplă în viitor, cu tot cu variantă optimistă și pesimistă. E o metodă de a obține ușor un grafic și niște valori estimate.

O nouă temă

A apărut și opțiunea Dark Grey pentru fundal, pentru cei ai căror ochi se simt mai odihniți așa.

Introducere de capturi de ecran

Un buton Screenshot îți arată direct ce alte programe ai deschise și poți introduce cu un singur click un screenshot al lor. Asta e genial dacă scrii tutoriale sau manuale, trebuie doar să rulezi în paralel celălalt program.

Introducere de clipuri video

O altă opțiune îți permite să adaugi clipuri de pe YouTube, Bing și altele.

OneNote îmbunătățit

OneNote a mai primit mici artificii în plus și devine un program chiar foarte complex.

Imbunătățiri în Project și Visio

Nu le am instalate, nu le-am văzut, dar s-au schimbat lucruri și pe acolo. Poți să utilizezi multime timeline-uri în graficul Gantt, în caz că urmărești în paralel și o altă activitate, iar alocarea (și cererea) resurselor este mai simplă.

Puteți vedea mai multe informații și imagini pe site-ul Microsoft Office.

Puteți cumpăra Office 2016 de la eMAG și PC Garage, astfel:

• Office 365 Personal – include licență de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher și Acces și se plătește anual. Deși se numește 365 Personal, programele sunt cele din 2016, ba chiar veți face upgrade la orice variantă următoare apare pe perioada de valabilitate a licenței. Primești și spațiu de stocare în OneDrive și minute internaționale Skype.
• Office 365 Home Premium – eu asta am, include 5 licențe. Am una pe PC, una pe laptop, una i-am dat-o tatălui meu, una o voi activa pe tabletă. Folosesc din plin și spațiul OneDrive primit odată cu licența.
• Office 2016 Home and Student – dacă cele de mai sus se plătesc anual, asta o cumperi o dată și e a ta pe viață. Este destinată utilizatorilor casnici, nu firmelor, și există în variante de Windows și Mac. Include doar Word, Excel, PowerPoint și OneNote, fără Outlook, Publisher și Access.
• Office 2016 Business – dacă ești firmă, de asta ai nevoie pentru a fi în legalitate. Disponibilă pentru Windows și Mac. Include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, dar și Outlook spre deosebire de cea de mai sus.
• Office 2016 Professional – tot pentru firme, dar include și Publisher și Access.

Project și Visio se achiziționează separat. Iată aici diferențele între diversele licențe. Pentru utilizatori casnici și business există și posibilitatea de a cumpăra licențe pe mai puțin de un an, de a cumpăra doar un anumit program (de exemplu Excel), de a licenția la volum șamd, dar acestea se fac direct prin site-ul Microsoft, nu prin magazinele online. Cred că toate licențele nu includ CD, ci doar un serial number cu care tragi programele de pe serverele Microsoft. La ultima mea achiziție de Office 365 nici măcar n-am mai primit cutia, ci mi-a fost trimis pe email codul.